Praktisk hantering av föreningsstämma 14 maj 2020

Bakgrund
Den 26 februari registrerade Folkhälsomyndigheten det första fallet av smittan Covid-19, som nu är en global pandemi. SFM har sedan starten följt utvecklingen av smittan för att på bästa möjliga sätt kunna genomföra det årliga arrangemang som brukar bestå av föreningsstämma med efterföljande program. 

Sedan 1 april 2020 gäller Folkhälsomyndighetens Föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 m.m. (HSLF-FS 2020:12). Det har varit möjligt att anpassa SFM:s dagliga verksamhet. Som ordföranden och styrelsen konstaterat samt kommunicerat i SFM:s nyhetsbrev, behöver tyvärr det program som planerats efter den sedvanliga föreningsstämman skjutas på tiden medan vi behöver skapa bästa förutsättningar för genomförandet av föreningsstämman enligt stadgarna på det sedan tidigare fastställda datum torsdagen den 14 maj.

Den 3 april biföll även riksdagen Tillfälliga åtgärder för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor (Prop. 2019/20:143), som från och med 15 april underlättar för ekonomiska föreningar att använda en och samma person i ett ombudsförfarande. Reglerna innebär att oavsett vad som anges i stadgar eller lag, får styrelsen också besluta att ombud vid stämman får företräda flera medlemmar utan begränsning i antal.

Vid styrelsemöte 4 april 2020 beslutade styrelsen att föreningsstämman ska genomföras stadgeenligt med hjälp av digitala hjälpmedel och med sedvanligt ombudsförfarande med fullmakt.

Mot bakgrund av detta och att

•  inte någon förändring sker av vare sig medlemsavgift eller i någon innan del,

•  presentation av ekonomiskt resultat och balansrapport sker stadgeenligt där styrelsen rekommenderar att årets resultat balanseras in i ny balansräkning,

•  inga motioner har inkommit för behandling, valberedningens förslag innebär - vad gäller de
styrelseplatser, 

•  revisorer och revisorssuppleant som ska väljas detta år - antingen omval eller nyval efter att ledamot avgått

är avsikten att föreningsstämman i enlighet med styrelsens beslut genomförs med följande praktiska ordning.

Tid 
Föreningsstämman genomförs enligt plan torsdag den 14 maj 2020 klockan 13.30.

Form och plats
Föreningsstämman genomförs från Apelbergsgatan 36, 111 37 Stockholm med digitala hjälpmedel för kommunikation utan fysisk närvaro. Styrelsens ordförande öppnar mötet och förutses bli föreslagen att leda det medan vd för SFM utses till sekreterare, justerare utses enligt förslag av deltagande ombud.

Föreningsstämmans genomförande och röstlängd 
SFM är en ideell förening men bör kunna följa och tillämpa lättnaderna i lag om ombudsförfarande som riksdagen beslutat för ekonomiska föreningar och aktiebolag.
 
För att genomföra stämman behöver det finnas medlemmar företrädda i röstningsförfarandet. Enligt avsnitt 11.5 och 11.6 i SFM:s stadgar kan ombud representera fem bolag respektive fem förmedlare. Därför kommer styrelsens ordförande och ledamöter delta på föreningsstämman och styrelsens ordförande som föreslås vara ordförande för föreningsstämman kommer att kunna vara ombud för fem (5) bolagsmedlemmar respektive fem (5) förmedlarmedlemmar för att på det viset säkerställa det stadgeenliga genomförandet av stämman.

SFM:s kansli kommer att säkerställa den praktiska hanteringen av detta ombudsförfarande. Det är även öppet för var och en att kontakta SFM:s vd Karin Lindblad om ytterligare fullmakter behöver tilldelas, förslagsvis vice ordförande Peter Bergman eller ytterligare en styrelseledamot till ombud genom fullmakt. 
 
De medlemmar som personligen vill delta på föreningsstämman kommer att ha möjlighet till detta. Det kommer att ske via det digitala hjälpmedlet Microsoft Teams och eventuella deltagare behöver uppfylla tillräcklig krav på IT- och informationssäkerhet givet stämmomaterialets känsliga natur. För att SFM:s kansli ska kunna hantera detta praktiskt ombeds de, som i förekommande fall ska delta, att skicka ett e-post till info@sfm.se senast den 4 maj 2020 och skriv ”Föreningsstämma 2020” i rubrikraden. Dessa kommer sedan att kontaktas närmare stämman för upprättande av röstlängd, länk och systemmjukvara för deltagande samt nödvändiga praktiska förberedelser för informationssäkerhet och integritet.

SFM:s styrelse och kansli ser fram emot att arrangera ett medlemsmöte av det normala slaget när denna märkliga tid är över, med ett program som förhoppningsvis kommer vara lika intressant och inspirerande som när vi normalt genomför det i samband med föreningsstämman.
 
Gunnar Hökmark

Ordförande, SFM