1. Hur kan vi hantera en gradvis återgång till arbetet från tidigare hemarbete?
Folkhälsomyndigheten rekommenderar att de som har möjlighet att arbeta hemifrån fortsätter med det även under hösten. Rekommendationen gäller i nuläget fram till och med den 31 december 2020. Flera arbetsgivare som låtit sina anställda arbeta hemifrån under våren har dock börjat se till möjligheten att låta anställda helt eller delvis utföra arbetsgifter på arbetsplatsen efter semestrarna. En bidragande faktor till detta är att flera arbetsgivare av olika skäl inte ser att det är möjligt att fortsätta med hemarbete i samma utsträckning som tidigare samt att flera anställda efterfrågat möjligheten att komma in till arbetet.
Arbetsgivaren har inom ramen för arbetsledningsrätten möjlighet att avgöra när de anställda ska infinna sig på arbetsplatsen. Det innebär att arbetsgivaren har möjlighet att sätta upp riktlinjer och scheman för hur bemanningen på arbetet ska se ut. Det är även möjligt att kräva att anställda ska kunna inställa sig på arbetet med kort varsel. Vid återgång till arbetet är det särskilt viktigt att tänka på det arbetsmiljöansvar man har som arbetsgivare, se fråga 4 nedan.
|
|
Systemet med korttidsarbete (även kallat kortidspermittering) har en viss inbyggd flexibilitet då arbetsgivaren fritt kan schemalägga arbetstagaren så länge den genomsnittliga arbetstidsminskningen (och löneminskningen) under avtalstiden motsvarar avtalad nivå och så även vid den regelbundna avstämning som sker av Tillväxtverket. I praktiken kan således arbetsgivare möta vissa förändringar i arbetskraftsbehov utan att avtal om korttidsarbete behöver förhandlas om eller sägas upp.
Om denna flexibilitet inte är tillräcklig finns möjligheten att omförhandla och träffa nya avtal om korttidsarbete, alternativt säga upp avtalet i sin helhet. Vid uppsägning gäller mellan parterna avtalad uppsägningstid. Om nya avtal ska ingås så sker detta enligt de vanliga reglerna om korttidsarbete. Det skiljer sig således om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal, och kommit överens om korttidsarbetet med facket, eller inte bunden av kollektivavtal, och således slutit individuella överenskommelser med de anställda.
I sammanhanget bör påminnas om att bolag som inte är bundna av kollektivavtal är skyldiga att permittera samtliga deltagande anställda vid en driftsenhet på samma nivå och så gäller även vid gradvis återgång till arbete. Vidare gäller kravet på 70 procents deltagande på en driftsenhet alltjämt som tidigare. Att ta in extrapersonal när efterfrågan ökar istället för att låta de anställda som deltar i korttidsarbetet återgå till arbetet kan leda till att arbetsgivaren blir återbetalningsskyldig.
Det bör tilläggas att Tillväxtverket framhållit på sin hemsida att det under vissa förutsättningar är möjligt att tillfälligt avbryta korttidsarbete, förutsatt att avbrottet rapporteras vid avstämning. Det ska i så fall vara fråga om oförutsedda händelser som tillfälligt kräver extra insatser. |
|
|
3. Vilka möjligheter har vi att justera schemat för våra anställda?
Enligt arbetstidslagen måste en arbetsgivare som huvudregel lämna besked om ändringar i fråga om förläggning av ordinarie arbetstid och jourtid minst två veckor i förväg. Är arbetsgivaren bunden av kollektivavtal kan dock avtal ha slutits om andra tidsgränser.
Vidare måste arbetsgivaren följa de regler som föreligger om korttidsarbete samt regler om exempelvis semester, föräldraledighet och dygnsvila.
|
|
4. Vilket arbetsmiljöansvar har vi avseende Covid-19, exempelvis i förhållande till anställda i riskgrupp?
En arbetsgivare är inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet skyldig att tillse att arbetsplatsen är säker och även skyldig att förebygga risk för ohälsa. Vidare så finns det föreskrifter som anger att vid behov ska arbetsgivaren erbjuda medicinska förebyggande åtgärder, kontroller och dylikt om arbetstagare kan ha utsatts för eller riskerar att utsättas för smittämnen i arbetet.
Arbetsmiljöverket har uttalat att arbetsgivarens ansvar bland annat kan innebära att tillse att det på arbetsplatsen finns skyddsutrustning och att den utrustning som används är säker. Några andra exempel på åtgärder är att tillåta hemarbete i den mån det är möjligt, tillse att anställda håller avstånd, förbättra städning och rengöring, se till att anställda tvättar händer och använder handsprit, överväga om riskfyllda arbetsmoment kan utföras på ett säkrare sätt, sätta upp barriärskydd framför personal med kundkontakt etc. Olika former av hälsokontroller innebär ett stort intrång i den personliga integriteten hos de anställda och eventuellt krav om sådan åtgärd måste därför vara proportionerlig i förhållande till den risk för smittspridning som kan finnas på arbetsplatsen. Om spridningen av coronaviruset ökar i Sverige under hösten är det dock möjligt att en arbetsgivares behov att sätta in åtgärder för att förebygga risk för smittspridning blir större – detta särskilt om det i arbetsgivarens verksamhet kan antas finnas många personer i riskgrupp.
För en arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal är det viktigt att fackliga förhandlingar förs med kollektivavtalsbundna fackliga organisationer innan eventuella preventiva åtgärder införs som kan tänkas vara integritetskränkande för de anställda. Ges stöd från de fackliga organisationerna får det betydelse vid avvägningen av arbetsgivarens respektive arbetstagarens intressen när det gäller införandet av åtgärderna. Vänligen notera att uppgifter om hälsa är så kallade känsliga personuppgifter varvid särskilda krav föreligger om dessa uppgifter ska behandlas av arbetsgivaren, se närmare under fråga 5 nedan. Dataskyddsinspektionen har bland annat uttalat att resultat av kontroller av kroppstemperatur är känsliga personuppgifter där registrering av resultatet normalt sett inte är tillåten.
Avseende riskgrupper så bör arbetsgivaren försöka att underlätta för arbetstagaren att arbeta hemifrån eller genomföra andra anpassningar för att undvika risk för smitta. För arbetstagare inom riskgrupp som inte kan utföra arbetet hemifrån eller där det inte bedöms möjligt att på annat sätt anpassa arbetssituationen för att undvika smitta, kan den anställde erhålla statligt stöd för utebliven inkomst. För närvarande ges ersättning om upp till 804 kronor per dag före skatt under perioden juli till september. Ersättningen betalas ut av Försäkringskassan. För att få del av ersättningen krävs läkarintyg som visar att personen i fråga hör till en av de av Regeringen angivna riskgrupperna. |
|
Uppgifter om anställdas hälsotillstånd kategoriseras som känsliga personuppgifter enligt GDPR, för vilka särskilda regler gäller. Huvudregeln i GDPR är att behandling av känsliga personuppgifter är förbjuden, men arbetsgivare kan få behandla känsliga personuppgifter när det är nödvändigt för att kunna fullgöra sina arbetsrättsliga skyldigheter.
Varken Datainspektionen eller Europeiska dataskyddsstyrelsen (”EDPB”) har uttalat sig kring personuppgiftsrättliga aspekter i förhållande till arbetsgivare som vill ta antikroppstester på anställda. EDPB har emellertid kort uttalat sig kring frågan om en arbetsgivare har rätt att utföra medicinska tester på anställda och konstaterat att svaret måste utgå från nationell lagstiftning gällande arbetsrätt samt hälsa och säkerhet, dvs. att arbetsgivare endast ska behandla uppgifter om hälsa om de har legala skyldigheter som kräver det.
Datainspektionen har å sin sida uttalat att arbetsgivare bör undvika att systematiskt samla in uppgifter om eventuella sjukdomstillstånd och hälsa från anställda, exempelvis genom att registrera resultat från kontroller av kroppstemperatur.
En arbetsgivare är i enlighet med vad som anges under 4 ovan skyldig att tillse att arbetsplatsen är säker och även skyldig att förebygga risk för ohälsa. Vidare föreligger en särskild föreskrift som anger att arbetsgivaren vid behov ska erbjuda medicinska förebyggande åtgärder, kontroller och dylikt om arbetstagare kan ha utsatts för eller riskerar att utsättas för smittämnen i arbetet. Huruvida arbetsgivaren har en skyldighet att utföra antikroppstester på sina anställda måste avgöras utifrån en proportionalitetsbedömning med beaktande av omständigheterna i det enskilda fallet.
Det finns dock ingen tydlig vägledning för när denna skyldighet uppstår och Arbetsmiljöverket har inte heller uttryckt att arbetsgivare bör genomföra antikroppstester för att uppfylla sitt arbetsmiljöansvar. Eftersom det inte föreligger någon tydlig föreskrift om att arbetsgivaren bör utföra antikroppstester på anställda är kraven enligt GDPR förmodligen inte uppfyllda. Eftersom GDPR inte ger arbetsgivaren rätt att behandla resultat av antikroppstester på anställda kommer inte heller ett positivt antikroppsresultat kunna krävas för tillträdde till arbetsplatsen om det medför att arbetsgivaren på något sätt behandlar dessa uppgifter. En arbetsgivare kan dock erbjuda sina anställda antikroppstester som en förmån och inte själva ta del av/registrera resultatet. |
|
|
6. Får vi informera personal om att specifika anställda smittats av Covid-19?
Information om att en viss anställd är smittad av Covid-19 är en känslig personuppgift. Datainspektionen har uttalat sig i frågan och angett att det i normalfallet borde vara tillräckligt att informera de anställda som behöver informationen utan att det anges vilken kollega det är som eventuellt smittats av Covid-19. Om arbetsgivaren bedömer att det, på grund av exempelvis skyldigheter inom arbetsrätten, är nödvändigt att berätta vem som smittats ska den anställde som informationen avser upplysas om detta i förväg.
Som angetts ovan så är en arbetsgivare skyldig att tillse att arbetsplatsen är säker för de anställda (se fråga 4 ovan), varvid arbetsgivaren kan behöva informera kollegor som arbetat nära den arbetstagare som insjuknat för att dessa ska kunna självisolera sig. Arbetsgivaren ska dock vidta nödvändiga åtgärder för att skydda den anställdes integritet. Informationen som lämnas ska därför alltid vara saklig och korrekt och får inte vara kränkande för den anställde som berörs. En arbetsgivare ska således inte registrera eller lämna ut fler uppgifter än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet. Vidare kan påpekas att det finns regler om tystnadsplikt och sekretess som kan påverka vilka uppgifter om anställdas sjukdom som en arbetsgivare får lämna ut. |
|
7. Får vi informera personal om att en anställd är satt i karantän?
Datainspektionen har angett att uppgiften om att någon är i karantän (dvs. på grund av försiktighetsskäl inte är på arbetsplatsen) inte är en personuppgift om hälsa, om orsaken bakom karantänen inte anges närmare. Uppgiften är således inte en så kallad känslig personuppgift. Om det bedöms föreligga ett berättigat intresse att delge andra informationen (som väger tyngre än den anställdes intresse av att uppgifterna inte behandlas), exempelvis för att hantera verksamheten och leda och fördela arbetet, så kan det ske. Om möjligt bör dock informationen generaliseras till att den anställde exempelvis arbetar hemifrån och hur han/hon kan nås. Om en anställd arbetar hemifrån bör arbetsgivaren i samråd med den anställde bestämma hur kontaktuppgifter kan förmedlas till exempelvis personer utanför organisationen på ett icke integritetskränkande sätt.
Observera att en uppgift om att någon är satt i karantän enligt smittskyddslagen sannolikt är en personuppgift om hälsa, dvs. en känslig personuppgift, vilken som huvudregel inte ska behandlas. |
|
Reglerna om korttidsarbete trädde formellt i kraft den 7 april 2020 och hade retroaktiv verkan från och med den 16 mars 2020. Reglerna syftar till att ge statligt stöd till arbetsgivare som drabbats hårt av den ekonomiska kris som följt av Covid-19. I korthet innebär korttidsarbete en möjlighet för arbetsgivare att tillfälligt reducera anställdas arbetstid och lön och samtidigt erhålla ekonomisk ersättning från staten för viss del av lönekostnaden. Enligt de senaste siffrorna (den 24 augusti) har Tillväxtverket betalat ut över 27 miljarder kronor till arbetsgivare och närmare 600 000 anställda omfattas eller har omfattats av korttidsarbete.
När reglerna presenterades av regeringen var det ett lagförslag som var tänkt att träda i kraft under hösten 2020 och lagförslaget byggde på en lag om korttidsarbete från 2013 som aldrig hade kommit att tillämpas. Situationen med Covid-19 och den ekonomiska kris som följde fick regeringen att tidigarelägga ikraftträdandet samt införa ett antal tillfälliga regler anpassade utifrån rådande situation.
Under våren var Tillväxtverket inte alltid helt tydlig med under vilka förutsättningar arbetsgivare var berättigade till stöd och hur de legala kraven skulle tolkas. Till exempel gavs flera olika bud hur stödet skulle beräknas under anställdas semester och när olika typer av värdeöverföring (vinst, koncernbidrag etc.) var tillåtna. En faktor i denna ibland olyckligt otydliga hantering från myndigheten beror sannolikt på hur reglerna kom att implementeras och det krav på snabbhet som fanns.
Under de månader som gått har Tillväxtverket utvecklat sina riktlinjer och under sommaren har även hemsidan kommit att uppdateras i flera avseenden. I korthet kan följande vara intressant att lyfta fram.
Aktieutdelning m.m.
Aktieutdelningar både före, under och efter korttidsarbete kan påverka möjligheten till stöd vid korttidsarbete. Utdelningar kan vara en omständighet som bl.a. tyder på att ett företag inte uppfyller lagens krav på att ha ”allvarliga ekonomiska svårigheter”.
Efter att olika besked lämnats i frågan om aktieutdelningar under våren och eftersom det rått stor osäkerhet om hur koncernbidrag skulle hanteras gick Tillväxtverket ut med ett pressmeddelande den 12 juni. I pressmeddelandet förtydligade myndigheten sin syn på aktieutdelningar och koncernbidrag. Tillväxtverket började med att konstatera att en grundläggande förutsättning för att ett företag ska ha rätt till stöd för korttidsarbete är just att företaget har ”allvarliga ekonomiska svårigheter” och att det som huvudregel innebär att ett företag inte kan uppbära stöd för korttidsarbete och samtidigt göra värdeöverföringar under stödperioden eller i nära samband med denna. Vidare framhöll Tillväxtverket att företag inte bör genomföra aktieutdelningar under någon del av det räkenskapsår under vilket företaget får stöd, med undantag för aktieutdelningar som skett före den 16 mars 2020. Inte heller bör ett företag besluta om aktieutdelning under tiden för korttidsarbete, även om den faktiska utdelningen planeras till en senare tidpunkt.
Vad gäller frågan om koncernbidrag, dvs. resultatutjämning mellan olika bolag inom en och samma koncern, ska likställas med vanliga aktieutdelningar i detta avseende framhölls på liknande vis att företag inte bör lämna koncernbidrag avseende det räkenskapsår under vilket företaget får stöd. Däremot ska koncernbidrag för räkenskapsåret 2019 inte påverka möjligheten att erhålla stöd och detsamma gäller för företag som har brutet räkenskapsår fram till och med den 16 mars 2020.
Trots Tillväxtverkets uttalade vilja att med pressmeddelandet utveckla och förtydliga reglerna om värdeöverföringar och korttidsarbete kvarstår ändå en viss osäkerhet hur regelverket ska tolkas och tillämpas. Exempelvis framgår inte uttryckligen om koncernbidrag avseende 2019 är tillåtet även om beslut och utbetalning sker under 2020 då ett företag erhåller stöd vid korttidsarbete. Den mest närliggande tolkningen av pressmeddelandet är att det sannolikt är tillåtet, men det hade varit önskvärt med ett skriftligt förtydligande i detta avseende.
Det kan noteras att Tillväxtverket framhållit att det rör sig om en bedömning i varje enskilt fall. Det rör sig alltså inte om ett absolut förbud mot värdeöverföringar utan snarare generella riktlinjer om hur reglerna ska tolkas.
Bonus
I slutet av juli kom Tillväxtverket med ett nytt pressmeddelande innehållande riktlinjer för vad som gäller vid utbetalning av bonus för arbetsgivare som erhåller statligt stöd vid korttidsarbete. I pressmeddelandet skiljer Tillväxtverket på tillåtligheten avseende bonusutbetalningar beroende på om arbetstagaren har ovillkorlig rätt till bonusen, eller om arbetsgivaren har en ensidig rätt att besluta om bonus ska utbetalas eller inte (s.k. diskretionär bonus).
I pressmeddelandet hänvisas bland annat till en av de allmänna förutsättningarna för stöd nämligen att arbetsgivaren har ”använt sig av andra tillgängliga åtgärder för att minska kostnaden för arbetskraft”. Tillväxtverket anger i princip att en arbetsgivare inte riskerar förlora sitt stöd i det fall arbetstagaren har en ovillkorlig rätt till bonus eftersom arbetsgivaren har en avtalsrättslig skyldighet att betala ut bonusen och därför saknar möjlighet att innehålla densamma. Innehållandet av betalning kan således inte anses vara en tillgänglig åtgärd för att minska kostnaden för arbetskraft.
Om arbetsgivaren däremot har en ensidig rätt att besluta om ifall utbetalning av bonus ska ske, kommer arbetsgivaren däremot behöva beakta skyldigheten att vidta tillgängliga åtgärder för att minska kostnaden för arbetskraft. Tillväxtverkets principiella bedömning är att diskretionär bonus som utbetalas under det räkenskapsår arbetsgivaren erhåller stöd kan påverka arbetsgivarens rätt till stöd vid korttidsarbete (med undantag för beslut och utbetalningar av bonus före den 16 mars 2020). Det kan noteras att Tillväxtverket endast uttryckt att stödet kan påverkas, det rör sig alltså inte om en absolut regel även om det säkert kan komma att tillämpas så av myndigheten.
|
|
|
Vid sidan av stödet för korttidsarbete som behandlats ovan, har regeringen vidtagit ett flertal åtgärder för att hantera situationen med Covid-19. Enligt regeringen har syftet varit att minska smittspridningen och lindra konsekvenser för både medborgare och företag.
En av de första annonserade åtgärderna för att hjälpa den som blivit sjuk, var ett tillfälligt avskaffat karensavdrag i samband med dennes första sjukdag. Staten åtog sig att betala ut ersättning från första sjukdagen. Denna åtgärd har nu förlängts fram till 30 september. En höjd schablonersättning infördes dessutom från och med 1 juni. För att minska belastningen på vården har dessutom det slopade kravet på läkarintyg föreslagits gälla fram till 30 september. Det innebär att en arbetstagare inte behöver styrka sin sjukfrånvaro med ett läkarintyg under de 14 första sjukdagarna för att kunna få sjuklön eller sjukpenning. Med de vanliga reglerna ska läkarintyg annars lämnas från och med den åttonde sjukdagen.
Även åtgärder som införts i syfte att hjälpa arbetsgivare ekonomiskt föreslås förlängas. Staten har erbjudit företag ersättning för arbetsgivares sjuklönekostnader genom kreditering via arbetsgivarens skattekonto. Statens åtagande gällde inledningsvis från 1 april till 31 juli. Från och med 1 augusti till 30 september använder sig staten istället av en justerad beräkningsmodell där sjuklönekostnader ersätts enligt olika procentsatser, beroende på hur höga lönekostnader arbetsgivaren har.
Från och med 1 juni infördes också ett antal lättnader kopplade till förmånsbeskattningar. Till dessa hör att arbetsgivare från den 1 juni till och med 31 december 2020 har rätt att ge anställda skattefria gåvor upp till ett värde av 1000 kronor per anställd. Vidare ska arbetsgivare kunna bekosta provtagningar för anställda utan att de förmånsbeskattas för dessa. |
|
|
