2 Mars 2023

Vi som arbetar på Meetx vill önska dig en glad sommar!

Som en sommarpresent vill vi dela våra bästa tips för hur du kan arrangera en ekonomiskt hållbar konferens. Vi vill också dela ett vykort från några av de städer vi besökt och visa på hur du kan samarbeta med oss för att skapa klimatsmarta evenemang.

Budgetarbete - en stor del av framgången för en konferens

Trenden efter pandemi är att fler deltagare anmäler sig senare till konferenser och kongresser. Meetx uppdrag som konferensarrangör är att säkra kundens budget trots sena anmälningar, därför tänker vi utifrån flera olika ekonomiska utfall. Detta för att stå mer förberedd om något oförutsett skulle hända. Att arbeta proaktivt för att det ska bli en ekonomiskt hållbar konferens och för att hålla den initiala planen är en självklarhet för Meetx projektledare.

Fyra tips hur ni kan arbeta mer proaktivt med ekonomi- och budgetarbete för er konferens

1. Identifiera små som stora utgifter
Ingen kostnad är för liten för att tas med i en budget. Allt ska inkluderas; buketter till talare, taxiresor och ett extra glas vin under banketten. När ni har koll på alla kostnader kan ni enkelt se om någon budgetpost avviker åt något håll. Att förhandla priser och avbokningsvillkor kan ha stor betydelse för en konferens utfall. En prisförhandling kan förändra det totala utfallet och genom att ha bra avbokningsvillkor minskar ni risken att stå för kostnader som inte används.

2. Inkomstkällorna – tar ni rätt betalt i rätt tid?
Intäkterna för en konferens är bland annat deltagaravgifter, sponsring och utställning. Då detta är den huvudsakliga inkomsten gäller det att se över varje post så ni satt rätt pris för respektive aktivitet. Årligen behöver man se över sponsor- och utställarpaketen. Kan man t ex tänka smartare och utveckla paketen för att göra de mer attraktiva och mer lockande för kunderna?

Läs alla tips i artiklen

Hur kan vi arbeta smartare med miljö och hållbarhet i samband med evenemang?

Meetx samarbetar med RISE för att ta fram en verktygslåda för klimatsmarta evenemang. Projektet har som mål att skapa synlighet för svensk innovation på ett sätt som gynnar den svenska besöksnäringen. Projektet drivs av Kristina Holmgren, forskare på RISE och enheten elektromobilitet.

Här kan du läsa mer om samarbetet »

Några viktiga tips att ha i åtanke på vägen i planeringen

1. Planera noga: För att minimera miljöpåverkan är det viktigt att planera i förväg. Genom att identifiera vilken typ av evenemang som ska genomföras, vilka besökare som kommer att vara där och vilken typ av resurser som behövs kan man ta bättre beslut för att skapa ett mer klimatsmart evenemang.

2. Inköp: Välj leverantörer för tex. konferens/mötesanläggning, hotell, restauranger som arbetar aktivt med att minska klimatavtryck och miljöpåverkan, det bidrar då även till att minska ditt evenemangs klimatavtryck. En certifiering eller diplomering är ett kvitto på detta och gör det lättare för dig som kund att veta att någon tredjepartsgranskat leverantörens miljö oh hållbarhetsarbete. Välj i möjligaste mån bort inköp av produkter såsom give aways etc. och om inköp görs, säkerställ att produkter är miljöriktiga, är producerade på ett fättvist sätt för dem som arbetar och har en certifiering eller diplomering.

Läs alla tips i artiklen

Meetx utgår från Göteborg, men vi finns på plats där våra kunder behöver oss! Under våren har vi administrerat projekt och registrerat deltagare från Karlstad i norr till Malmö i söder. (Eller Prag i söder, om vi ska nämna en stad utanför Sveriges gränser.) Har du mött oss i någon av städerna? Här ser du ett urval!

Kontakta oss

Vi berättar gärna mer om hur vi kan hjälpa och stötta dig i din planering inför ditt nästa möte. Klicka på knappen nedan för att kontakta oss för ett möte eller förfrågan. Vi ser fram emot att få höra från dig!

Kontakta oss

Meetx är en av Sveriges ledande professionella konferensarrangörer (PCO)

och erbjuder en helhetslösning där vi hjälper och stöttar dig i att arrangera framgångsrika, vetenskapliga möten, hybrid, fysiskt eller digitalt både nationellt och internationellt.

Sweden Meetx använder BizWizzard som plattform för e-postmarknadsföring av kongresser och möten. Den kontaktinformation vi har lagrad om dig i detta system kommer endast att användas för epostmarknadsföring av vetenskapliga kongresser och möten. ****** Sweden Meetx uses BizWizzard as marketing automation platform. The personal data stored in this system will only be used for sending e-mail marketing information about scientific congresses.
Om du vill se de data vi har lagrade om dig kan du begära ut dem här
Avregistrera dig här om du inte längre vill ha vårt nyhetsbrev.